BTG start projectgroep TEM

Belangenvereniging BTG gaat binnenkort van start met de projectgroep Telecom Expense Management (TEM). Het gaat om een besloten groep die in principe alleen toegankelijk is voor gewone, geassocieerde en buitengewone leden van de vereniging. Geïnteresseerde leden kunnen zich hier aanmelden. Wees er snel bij, want het aantal plaatsen is beperkt! Na aanmelding ontvang je een persoonlijke uitnodiging voor een eerste kennismakingsbijeenkomst.

Telecom expense management is zo langzamerhand een begrip in het bedrijfsleven. Wie had gedacht dat de ooit zo eenvoudige telefoonrekening zo complex zou worden dat we tools nodig hebben om haar te begrijpen?

'Telecomfacturen zijn zo uitgebreid en ingewikkeld dat een organisatie maar met moeite in staat is adequate factuurcontroles uit te voeren. Het is natuurlijk niet alleen de factuur die complex is geworden. Ook de telecomtechniek zelf wordt ingewikkelder door een toename aan nieuwe apparaten (Bring Your Own Device), diensten en verbindingen. Organisaties beschikken tegenwoordig over een groot aantal abonnementen voor mobiele telefonie, internetdiensten, vaste verbindingen of VoIP-diensten. Leveranciers doen hun uiterste best om op maat gesneden contractvormen aan te bieden met daarop afgestemde prijsafspraken. Alles draait immers om volume en bij grote aanbestedingen staat vooral de prijs onder druk. De groei van de telecomdiensten en het ontelbare aantal maatwerkcontracten zijn belangrijke oorzaken van de complexiteit in het facturatieproces. Het beheer van de afgenomen diensten en de controle op de facturen zijn inmiddels voor veel organisaties bijna onmogelijke opgaven’, zo constateerde onafhankelijk consultant Evert-Jan Westera van Contera Advies vorig jaar al in Telecommagazine.

TEM

TEM, een acroniem voor telecom expense management, zou uitkomst moeten bieden. Het begon volgens Westera met leveranciers die hun klanten voorzagen van tools om elektronisch geleverde facturen in te lezen. Maar de meeste organisaties ontvangen facturen van meerdere leveranciers. De behoefte aan een totaaloverzicht van de telecommunicatiekosten leidde tot de ontwikkeling van systemen die facturen van alle telecomleveranciers kunnen inlezen en analyseren. Maar TEM houdt niet op bij het inlezen van facturen en het krijgen van inzicht in de kosten; dit zijn slechts enkele van de beheertaken die een dergelijke tool kan uitvoeren. Door diverse leveranciers wordt TEM uitgebouwd tot een volledig ecosysteem voor het beheer van telecommunicatie. Het omvat dan onder andere de volgende elementen:

  • Invoicebeheer
  • Rapportage
  • Assetmanagement
  • Factuurcontrole
  • Contractbeheer
  • Doorbelasting
  • Bestelprocessen
  • Forecasting

Bron: Telecommagazine, juli 2011, Evert-Jan Westera, Contera Advies

Invoicebeheer en rapportage

Het is volgens Westera op zich al een hele winst als je de facturen van alle leveranciers kunt laten inlezen door één systeem. Nu alle gegevens in één database zijn verwerkt, is het mogelijk allerlei rapportages te maken. Bijvoorbeeld over de abonnementen of verbindingen waarvoor wel wordt betaald, maar waarvan men verder geen gebruik maakt. Zo’n rapport laat in één oogopslag zien welke diensten kunnen worden opgezegd. In veel gevallen is dit een van de eerste aantoonbare winsten bij de implementatie van een TEM-systeem. Schattingen over de besparingen lopen uiteen, maar in de meeste gevallen kun je rekenen op een reductie van zo’n 20 procent van het totale telecombudget op jaarbasis. Hiermee worden in veel gevallen de aanschaf- en implementatiekosten van het TEM-systeem voor een groot deel, zo niet volledig, terugbetaald. Een andere veelgebruikte rapportagevorm is een overzicht van het verbruik per dienst. Veroorzaakt een mobiel abonnement extreem hoge kosten, dan kan dit leiden tot een gesprek over wat is toegestaan en wat niet. Het abonnement kan ook beter op de behoefte worden afgestemd. Kostenbewustwording bij de gebruikers leidt in de regel eveneens tot een lager verbruik.

Assetmanagement en factuurcontrole

Veel organisaties hebben geen duidelijk beeld van de diensten die zij afnemen. Het aantal verbindingen groeit dikwijls door de jaren heen, maar meestal weet niemand meer of ze nog gebruikt worden of niet. Ongebruikte diensten worden vaak niet opgezegd en contracten kunnen soms nog jaren automatisch doorlopen, zo is de ervaring van Westera. Regelmatige personeelswijzigingen zorgen voor veel mutaties. Voor de meeste IT-diensten gebruiken automatiseringsafdelingen een configuration management database (CMDB), waarin alle uitgeleverde producten staan bijgehouden. Vreemd genoeg is dat voor telecomdiensten vaak niet het geval. Moderne TEM-systemen bieden uitgebreide mogelijkheden om alle assets op te nemen en te vergelijken met de contracten die met de leverancier zijn gesloten. Deze zogenoemde verschillenrapportages kunnen ook aantonen of er opgezegde diensten zijn waarvoor nog wel wordt betaald. Zo krijgt een organisatie ineens de mogelijkheid om controles uit te voeren op de facturen van de leverancier.

Contractbeheer en doorbelasting

Door contractueel vastgelegde afspraken in het TEM-systeem te verwerken, kan gecontroleerd worden of de leverancier inderdaad de afgesproken tarieven berekent. Uit ervaring blijkt dat leveranciers niet altijd in staat zijn correcte facturen te genereren vanwege de enorme variatie aan afspraken en aangepaste contractvormen. Een beetje TEM-omgeving kan de ontvangen facturen vergelijken met de afspraken in de contracten. Onjuistheden in de facturatie komen dan snel aan het licht. In veel gevallen zal dit ook geld opleveren. Een goed assetmanagementsysteem bevat ook gegevens over de personen of afdelingen die gebruikmaken van elke dienst. Dat komt weer goed van pas wanneer de organisatie dergelijke kosten aan de deze gebruikers wil doorbelasten. Als een TEM-leverancier dan ook nog in staat is om de tool aan een financieel systeem te koppelen, kan het hele facturatie-, controle- en doorbelastingsproces volledig geautomatiseerd plaatsvinden. Reken maar eens uit hoeveel tijd dat een organisatie per jaar scheelt!

Bestelprocessen en forecasting

De meest uitgebreide TEM-systemen bieden ook modules om via het eigen systeem rechtstreeks bij de leverancier mutaties en bestellingen te plaatsen. Het assetmanagementsysteem is daarmee altijd up-to-date. Opzeggingen, aanvullingen en nieuwe diensten worden direct opgenomen in de overzichten en facturen worden gecontroleerd op deze wijzigingen. Wanneer er een directe koppeling is met de systemen van de leveranciers, verloopt dat proces nog beter. Bestellingen en opzeggingen worden dan in beide omgevingen automatisch verwerkt. De TEM-omgeving kan nu het hele proces van bestelling tot facturatie nagenoeg automatisch beheren. Het risico op fouten neemt daardoor substantieel af en de integriteit van het assetmanagementsysteem wordt aanzienlijk verbeterd.

Groeipad

Voor de meeste organisaties zal de implementatie van TEM volgens een bepaald groeipad verlopen. Hierbij is het elektronisch beheren van facturen het startpunt, maar de ontwikkeling kan doorgaan tot het beheer van de volledige purchase-to-pay cycle voor de telecomdiensten. Ook de zogenoemde lifecycle-managementsystemen zijn momenteel sterk in opkomst. Maar hoe weet je nu welke leverancier geschikt is om in de behoefte van je eigen organisatie te voorzien? Er zijn veel bedrijven die pretenderen TEM-pakketten te leveren, maar gaat het dan over een eenvoudig tooltje of over een volledig ecosysteem? Wereldwijd zijn er, afhankelijk van welke definitie je hanteert, naar schatting meer dan honderd TEM-leveranciers actief. Lang niet iedere leverancier is aangesloten bij een branchevereniging. Zo telt de internationale Telecom Expense Management Industry Association (TEMIA) momenteel 41 leden.

Kortom: genoeg gespreksstof voor een eerste kennismakingsbijeenkomst van de projectgroep TEM. Vragen? Stuur een e-mail naar: kennismanager@btg.org

BTG: Verbinding, verbreding en verdieping

Branchevereniging ICT en Telecommunicatie Grootgebruikers (BTG) behartigt de belangen van Nederlandse bedrijven en instellingen door kennis over te dragen en ervaringen uit te wisselen o.a. tijdens events

BTG in beeld en geluid

Expertsessies

  • Geen evenementen
  • Magazine

    BTG in Business - Voorjaar 2022
    Lees de laatste editie

    Meld je aan voor onze nieuwsbrief!

    Op de hoogte blijven van evenementen en het laatste nieuws? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief.
    • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.