BTG Lessons learned tijdens COVID-19

Alles is momenteel anders. Ook het opzetten, uitvoeren en opleveren van projecten op het gebied van ICT en Telecom. Gebruikersorganisaties én solution partners hebben te maken met omstandigheden die duidelijk afwijken van wat wij onder normale omstandigheden gewend zijn. BTG heeft daarom als branchevereniging voor ICT en Telecom de lessons learned op een rijtje gezet nu onze leden betrokken zijn bij talloze projecten die onder vaak extreme omstandigheden moeten worden uitgevoerd.

#1 - Respecteer de keuzes van medewerkers

Veel bedrijven - aanbieders én eindgebruikers - hebben te maken met uitdagingen op personeelsgebied. Soms zijn mensen ziek en in andere gevallen willen medewerkers vanwege persoonlijke of familie-omstandigheden liever niet buiten de deur werken of bij klanten op locatie komen. Respecteer deze keuze want vaak zijn hier voor de medewerkers belangrijke persoonlijke belangen mee gemoeid. Denk aan kwetsbare familieleden, ouders met gezondheidsproblemen en dergelijke.

Wie liever thuis werkt, kan echter wel degelijk (erg) productief zijn. Samen komen we deze crisis te boven. Zolang iedereen de kans krijgt - en deze ook grijpt - om zijn of haar bijdrage te leveren. Desnoods tijdelijk in een andere rol dan gebruikelijk. Help uw medewerkers hier zoveel mogelijk bij.

#2 - Plan zorgvuldig om de juiste mensen op de juiste momenten op de juiste locaties beschikbaar te hebben

Doordat bestaande teams soms niet compleet zijn of reeds aan andere (spoed)projecten werken, is plannen van personele beschikbaarheid een nog grotere uitdaging dan normaal. Heb daarom regelmatig (desnoods meerdere keren per dag) contact met medewerkers om goed de vinger aan de pols te houden van de voortgang van projecten, wanneer medewerkers in bepaalde rollen of met specifieke kwaliteiten inzetbaar zijn en dergelijke.

#3 - Voorkom dat roofbouw wordt gepleegd op de trekkers binnen uw organisatie

Let echter op: de - zeg maar - leiders binnen organisaties gaan in deze crisistijden uiteraard voorop, maar vergeet de anderen niet. Ook zij zijn belangrijk, al hebben ze wellicht iets meer tijd nodig om te wennen aan de nieuwe omstandigheden.

Voorkom bovendien dat roofbouw wordt gepleegd op de hiervoor genoemde trekkers van de organisatie. Als zij uitvallen door stress of oververmoeidheid zijn de gaten die zij dan laten vallen waarschijnlijk lastig op te vullen.

#4 - Zeker bij projecten in de zorg en veiligheid is momenteel snelheid en improvisatievermogen van cruciaal belang

Iedereen weet dat ziekenhuizen extra bedden en andere voorzieningen nodig hebben. Ook organisaties op het gebied van veiligheid zitten te springen om uitbreiding van ICT- en telecom-capaciteit die op korte termijn beschikbaar moet komen. Natuurlijk willen we die projecten voorrang geven, maar vergeet uw andere klanten niet. Met snelheid en een stevige dosis improvisatievermogen kunnen we veel voor elkaar krijgen. Maar denk daarbij ook aan de toekomst. Snel een project opzetten en uitrollen is vaak een prima aanpak, maar is de opgeleverde systeem- of netwerkomgeving ook in de toekomst goed te beheren en te onderhouden?

#5 - Improvisatievermogen is cruciaal maar mag niet de enige aanpak zijn

Snel handelen en veel en vaak improviseren is onder de huidige omstandigheden erg belangrijk. Echter, snel apparatuur uitleveren maar vergeten dat dit ook nog in het ERP-systeem moet worden verwerkt is geen goed idee. Alleen op basis van een deugdelijke financiële en projectadministratie kunnen we snel handelen en waar nodig improviseren. Druk uw medewerkers op het hart dat (interne of externe) klanten nu uiteraard heel graag erg snel geholpen willen worden, maar dat ook zij baat hebben bij een goed bijgehouden administratie.

#6 - Zorg voor nauw en veelvuldig contact met al uw belangrijke partners, toeleveranciers en andere stakeholders

Of het nu gaat om afnemers of leveranciers van ICT-systemen, netwerkapparaten of cloud-diensten, vrijwel iedere organisatie heeft meer IT-capaciteit, meer apparatuur, meer connectiviteit, meer softwarelicenties en dergelijke nodig. Zorg als leverancier voor een goed contact met alle eindklanten en de spelers in het partnerkanaal. Maar ook als eindgebruiker is het van cruciaal belang te zorgen dat u alle communicatiekanalen met uw leveranciers heel nadrukkelijk open houdt. In tijden van snel handelen en improviseren is er veel behoefte aan onderling vertrouwen en aan persoonlijke contacten. Dus waar u voorheen wellicht een email zou sturen, kon het nu wel eens verstandig zijn even te (video)bellen. Persoonlijk contact kan nu het verschil uitmaken tussen enkele weken moeten wachten en morgen uw belangrijke bestelling in huis hebben.

#7 - Plan nu al voor de post-Corona periode

Probeer alle projecten die u uitvoert snel en efficient op te leveren. Maar verlies daarbij de toekomst niet uit het oog. Veel van de systemen en netwerken die nu met spoed worden opgeleverd, zullen ook na de Corona-crisis in gebruik blijven. Snij dus in uw drang naar snelheid, niet iedere bocht af die u tegen komt. Straks dienen al deze systemen en al deze netwerken nog steeds beheerbaar en onderhoudbaar te zijn. Kunt u dat nu al goed voorbereiden?

#8 - Praat met uw medewerkers en regel waar nodig professionele hulp

Zeker medewerkers die momenteel vol overgave ICT- en Telecom-projecten uitvoeren in de zorg, doen dit onder soms zeer lastige omstandigheden. Indoor GSM uitbreiden of nieuwe wifi-netwerken aanleggen in een ziekenhuis waar veel Corona-patiënten worden behandeld gaat veel mensen niet in de koude kleren zitten. Vaak praten uw mensen ook met medewerkers van een dergelijk ziekenhuis die hun verhaal kwijt moeten. Er is een serieuze kans dat uw medewerkers hier stress door ervaren of zich het lot van veel van deze patiënten persoonlijk sterk aantrekken. Praat dus met uw medewerkers, vraag hen hoe zij het werk ervaren. En schroom niet om waar dit nodig lijkt professionele hulp aan te bieden.

BTG: Verbinding, verbreding en verdieping

Branchevereniging ICT en Telecommunicatie Grootgebruikers (BTG) behartigt de belangen van Nederlandse bedrijven en instellingen door kennis over te dragen en ervaringen uit te wisselen o.a. tijdens events

BTG in beeld en geluid

Expertsessies

Magazine

BTG in Business - Najaar 2021
Lees de laatste editie

Meld je aan voor onze nieuwsbrief!

Op de hoogte blijven van evenementen en het laatste nieuws? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.