Een succesvolle digitale transformatie rust op drie pijlers: mens, technologie en proces. Vaak zien we dat de factor mens niet voldoende aandacht krijgt. Medewerkers worden niet meegenomen in de digitale ambities van een organisatie, waardoor de transformatie maar moeizaam van de grond komt. Je kunt dit ombuigen door de structuur van je organisatie tegen het licht te houden. De traditionele inrichting met managementlagen staan betrokkenheid bij de digitale koers vaak in de weg. Doorbreek deze patstelling met zelforganiserende teams, stelt Jan-Hein Bastiaenen, oprichter en CEO van Strict.
Dit is zo maar een greep uit een weekje nieuws en achtergrond waaruit blijkt dat de digitale transformatie in veel sectoren in volle gang is. Dan zien we ook dat dit niet overal zonder slag of stoot gaat.
Soms kunnen wij als gebruiker, medewerker of consument de veranderingen niet bijbenen. Veranderen vinden we nu eenmaal lastig. Wanneer de factor mens niet wordt meegenomen in de digitale transformatie, dan zie je vaak dat succes uitblijft of beperkt is. Soms sluit de technologie die we inzetten niet aan op de wensen van de omgeving. De technologie is een paar stappen te ver vooruit of eigenlijk al achterhaald. Of de implementatie laat zo lang op zich wachten dat de technologische wensen en eisen van de organisatie alweer zijn gewijzigd. En soms blijkt dat het proces de digitale transformatie in de weg staat. We willen veel taken automatiseren, maar een menselijk oordeel of handmatig ingrijpen blijft in bepaalde gevallen toch wenselijk of noodzakelijk. Mens, technologie en proces zijn dan ook de pijlers van de digitale transformatie. Wordt een van deze pijlers onvoldoende gestut, dan dreigt het bouwwerk in te storten.
Dat terwijl de digitale transformatie voor vele organisaties, veelal in essentiële sectoren, onontkoombaar is. Bijvoorbeeld omdat de dienstverlening volledig digitaal is of omdat digitale innovaties de norm zijn geworden. Denk in dit laatste geval aan de zorgsector of aan organisaties in de transport en logistiek. Zij zullen aan de slag moeten met het definiëren en realiseren van hun digitale ambities. De focus moet hierbij liggen op het borgen van bedrijfscontinuïteit en vergroten van de wendbaarheid waardoor organisaties hun processen continu kunnen optimaliseren. Dit leidt tot gedragen en duurzame veranderingen bij organisaties die een essentiële rol spelen in onze samenleving.
Wanneer we deze denktrend omdraaien – de digitale transformatie van je organisatie komt niet goed uit de verf – dan kun je stellen dat de bedrijfscontinuïteit onder druk komt te staan. Dit is zeker voor organisaties in vitale sectoren zorgwekkend. Je bent als organisatie tevens niet agile genoeg om snel op veranderingen in de omgeving, zoals de markt of de samenleving, te anticiperen. In de praktijk zien we vaak dat het misgaat omdat in deze situaties de factor mens onvoldoende aandacht krijgt. Waar gaat het dan vooral mis?
Laten we om deze vraag te beantwoorden eens goed kijken naar de structuur van je organisatie. Is de organisatie zo ingericht dat medewerkers de koers en visie kennen en achter de digitale transformatie staan? Weet iedereen wat de digitale ambities zijn en neemt iedereen de verantwoordelijkheid om deze te realiseren? Traditioneel ingerichte organisaties met een gelaagde managementstructuur hebben vaak moeite om het eigenaarschap in de teams te beleggen. De medewerker voelt zich niet volledig betrokken bij de visie en missie. Dit komt omdat te veel beslissingen worden genomen door het management en de medewerker te weinig ruimte krijgt voor eigen initiatief. Hierdoor voelt de medewerker zich minder verantwoordelijk voor het succes van de organisatie. Het resultaat is dat de medewerker zich vooral focust op zijn eigen output en dat het vermogen om te werken in lijn met de missie en visie afneemt. Hierdoor vermindert de wendbaarheid van de organisatie, terwijl dit juist een belangrijk aspect is voor een succesvolle digitale transformatie en innovatie.
Om medewerkers meer in hun kracht te zetten, zijn zelforganiserende teams een goede oplossing. Medewerkers en teams worden ‘eigenaar’ van hun vakgebied en bedrijfsprocessen. Ze maken zelf plannen binnen de aangegeven kaders, voeren deze uit, organiseren feedback en zorgen voor optimalisaties in lijn met de missie en visie van de organisatie. Dit vergroot de betrokkenheid, wat leidt tot een lager verloop, tevreden medewerkers en een aantrekkelijke organisatie voor jonge professionals. De weerstand tegen verandering verdwijnt, omdat medewerkers van begin tot eind betrokken zijn bij de koerswijziging en zelf centraal staan in de digitale transformatie. Bovendien krijgt het management een andere rol, omdat veel traditionele verantwoordelijkheden in het team belegd worden. Het management kan zich daardoor meer richten op strategie, innovatie en het bewaken van de cultuur.
De voordelen van zelforganiserende teams komen niet vanzelf. Er zijn enkele voorwaarden:
Kortom, de zelforganiserende teams vereisen meer dan alleen het aanstellen van teamleads en een aankondiging tijdens de jaarlijkse kick-off.
Het werken met zelforganiserende teams draagt tegelijkertijd bij aan je aantrekkingskracht voor nieuwe medewerkers. We hoeven leden van de BTG niet te vertellen dat het lastig is om technisch personeel te behouden en te werven. Je zult zien dat je huidige medewerkers met deze aanpak enthousiaster worden en ook loyaler naar hun werkgever. Daarnaast heb je een sterk verhaal in het werven van nieuwe technisch geschoolde mensen.
Door het creëren van zelforganiserende teams transformeren bedrijven naar dynamische entiteiten die medewerkers meer in hun kracht zetten. Zo’n strategische verschuiving staat voor een evolutie in hoe je als organisatie je doelen bereikt en je toekomst vormgeeft. Strict prijst zich gelukkig om organisaties hierbij te ondersteunen met praktijkgericht en onafhankelijk advies over de toepassing van innovatieve technologieën. We dragen bij aan het ontwerp van de digitale strategie en we begeleiden de implementatie met een stapsgewijze en multidisciplinaire projectaanpak.
Hierbij zullen wij niet nalaten te wijzen op de voordelen van het werken met zelforganiserende teams, iets waar wij zelf al geruime tijd de vruchten van plukken. We kunnen niet vaak genoeg benadrukken hoe belangrijk het is medewerkers aan te haken bij de koers van je organisatie. De voorbeelden uit het nieuws, waar dit artikel mee opent, tonen aan dat de digitale transformatie hoe dan ook op je pad komt, in welke gedaante of gradatie dan ook.
Betrek medewerkers beter bij digitale ambities met zelforganiserende teams