Hoe digitalisering kan bijdragen aan betere besluitvorming, bewijst de scale-up Vennster, die een methodiek, gekoppeld aan een app, heeft ontwikkeld, die alle stakeholders in een besluitvormingsproces betrekken bij het hele traject. Door burgers gedurende het hele proces inspraak te geven en op de hoogte te houden van de ontwikkelingen, verlegt Vennster de grenzen van traditionele besluitvorming. Deze methodiek is inmiddels op een aantal plekken succesvol ingezet. Onlangs won het bedrijf de prestigieuze Green Innovation Hub Contest 2024. Lonneke Dikmans, medeoprichter van Vennster, vertelt over dit opmerkelijke succesverhaal.
Lonneke Dikmans begon haar loopbaan in de IT-wereld als programmeur. In 2007 startte ze met een paar anderen een eigen bedrijf, waarbij ze organisaties van IT-advies voorzagen.
“Als je advies geeft, zit je telkens op verschillend plekken en bij verschillende klanten. Overal waar je komt moet je opnieuw beginnen met die klant. Na een fusie konden we als team ook daadwerkelijk projecten gaan uitvoeren en gezamenlijk ervaring op doen en leren. Ik werd toen verantwoordelijk voor innovatie en het was tijdens een samenwerking met een virtuele gemeente dat het idee voor Parta, de dienst van Vennster, ontstond. De app die we hier wilden inzetten, was bedoeld om burgers digitaal te laten stemmen. Maar we wilden meer, het hele besluitvormingsproces vernieuwen en mensen meer directe invloed geven. Dit is mogelijk met digitale hulpmiddelen. Met een gemeenschap van 10.000 mensen iets bespreken is lastig als je dat fysiek moet doen, maar door de ondersteuning van een digitaal platform heb je veel meer mogelijkheden.”
Na wat experimenteren beviel dat idee zo goed, dat de focus van Lonneke en haar teamgenoten van het eerste uur sinds 2020 volledig ging op het doorontwikkelen van wat inmiddels een methodiek was geworden. Helemaal gericht op besluitvorming met mensen in plaats van over mensen, voor gemeenten met hun burgers, maar ook als bedrijf voor medewerkers.
Met als bedrijfsnaam Vennster en als product Parta. “Het mooie als je een eigen product ontwikkelt, is dat je ook echt je visie en ideeen erin kwijt kunt.”
Voor Vennster is democratisering meer dan alleen een buzzword. Het gaat om het creëren van een inclusieve omgeving waarin alle belanghebbenden een rol spelen bij het vormgeven van de toekomst. “In traditionele methodes vraag je vaak in het begin aan groepen wat ze vinden. Dan ga je daarmee verder en is er ineens een eindresultaat, waarbij mensen denken; wat is er met mijn input gebeurd?”
Door middel van digitale middelen kunnen meer mensen worden bereikt, en ze kunnen het hele proces volgen. Het proces wordt zo transparanter. “Waarbij je polarisatie, onenigheid of een enorm traag proces wilt voorkomen. Daarvoor hebben we een methodiek ontwikkeld waarmee je snel en binnen de kaders tot een besluit kunt komen. Waarbij de app de digitale component is waarin iedereen veilig zijn verhaal kan doen.”
De Parta-app fungeert als een katalysator voor deze verandering, waarbij gebruikers kunnen deelnemen aan discussies, input kunnen leveren, de voortgang kunnen volgen en kunnen stemmen over belangrijke kwesties. Dit digitale platform biedt transparantie en toegankelijkheid, waardoor burgers zich betrokken voelen bij het besluitvormingsproces.”
Meestal is het een gemeente die aanklopt bij Vennster, maar het kan ook een bewonersinitiatief zijn, een OR, of een bedrijf. Lonneke: “In de app zitten allemaal bouwblokkken. Eerst gaan we kijken wie de stakeholders zijn, wat de organisatie al heeft gedaan en besloten, wat de kaders en randvoorwaarden zijn en welk besluit genomen moet worden. Mogen de participanten meedenken of ook daadwerkelijk beslissen? Doen we alles online of ook met bijeenkomsten? Belangrijk is ook dat alles in de Parta app gebeurt en niet in de omgeving van de gemeente. Dat maakt het neutraler.”
En natuurlijk blijft er altijd wat te verbeteren over: ”Als volgende willen we graag een dashboard inrichten voor de klant. Waarbij hij zonder tussenkomst van ons zelf content kan uploaden en aanpassen en de voorgang kan meten. Hoeveel mensen hebben gestemd, bijvoorbeeld.”
Inmiddels zijn al een aantal opdrachten gerealiseerd. Zoals een project in Assen, waarbij jongeren konden aangeven hoe een voor hun bestemd budget het beste kon worden besteed. Bij een ander proces over de komst van een openluchtzwembad in Assen hebben inmiddels 1.600 participanten aangehaakt. En in de gemeente Dijk en Waard loopt een uitgebreid traject rond wijkuitvoeringsplannen, waarbij is geinventariseerd wat burgers nu echt belangrijk vinden. Of in Vlaardingen, waar wordt meegepraat over de komst van een warmtenet. “Het mooie was dat we daar fysieke bijeenkomsten met digitale hebben gecombineerd. Waarbij mensen ook op papier konden meestemmen.”
Dat het gebruik van Parta ook echt een verschil maakt, bleek wel uit een project binnen een school. “Het ging erom of het mogelijk was meerdere groepen bij elkaar in de klas te zetten. Toen we van start gingen, leefde op school het idee dat de ouders heel erg tegen waren. Door het gebruik van de methodiek en de app kreeg de school ook een goed beeld van de normaal stille meerderheid. Zo kregen ze een veel duidelijker beeld van wat de ouders nou eigenlijk vonden.”
Het winnen van de Green Tech Innovation Award is voor Lonneke en het team van Vennster meer dan een mooie opsteker. “Wij willen graag meer mensen actief laten meedoen in de besluitvorming. Omdat wij ervan overtuigd zijn dat je dan meer begrip hebt voor elkaars standpunt. Dat gaat polarisatie tegen. Daarnaast zijn we ervan overtuigd dat je besluit daarmee kwalitatief beter wordt. Dus wij voelen het winnen van de award als een soort erkenning van onze missie.”
Scale-up Vennster uit Nijkerk won onlangs de Green Innovation Hub Contest 2024. In deze wedstrijd presenteerden negen start-ups en scale-ups hun innovatieve oplossing voor een duurzame en inclusieve leefomgeving. Met hun methode en intelligente participatie app Parta wist Vennster de jury te overtuigen om hun product samen met de inwoners van Almere in te zetten voor de Almeerse woonwijken Hortus en Pampus.
De sociale app stelt een gemeente in staat om een brede doelgroep te bereiken, dit gaf uiteindelijk de doorslag om met de winst er vandoor te gaan. Het product zal verder ontwikkeld worden in samenwerking met de gemeente Almere en andere organisaties die betrokken waren bij de contest. Ook wint de scale-up een reis naar de Smart City World Congress 2024 in Barcelona, de productie van een eigen bedrijfsfilm en krijgen zij begeleiding om het bedrijf verder te ontwikkelen.