De Europese Commissie (EC) keurt een nieuw modelcontract goed dat bedrijven kunnen gebruiken voor de doorgifte van persoonsgegevens vanuit de EU naar landen daarbuiten. Bedrijven die al een modelcontract als doorgifte-instrument gebruiken, krijgen in totaal 18 maanden de tijd voor het in lijn brengen van hun huidige contracten met het nieuwe modelcontract. Een belangrijke ontwikkeling die bedrijven meer zekerheid geeft over grensoverschrijdende datauitwisseling.
Door het gebruik van een modelcontract kunnen bedrijven (en andere organisaties) persoonsgegevens van bijvoorbeeld klanten of werknemers goed beschermen. Ook al sturen ze die persoonsgegevens door naar landen waar persoonsgegevens in principe minder goed beschermd worden dan in Europa. Een andere naam voor een modelcontract is standard contractual clauses, SCC’s of standaardcontractbepalingen.
Een contract is vereist als een bedrijf persoonsgegevens doorgeeft vanuit de EU naar zo’n land. Het nieuwe modelcontract vervangt de modelcontracten die de EC eerder vastgesteld heeft. Door het gebruik van een modelcontract hoeven ondernemers zo’n contract niet volledig zelf op te stellen.
Modules in nieuw modelcontract
Het nieuwe modelcontract is flexibeler dan de oude modelcontracten en bestrijkt meerdere situaties. Daarom zijn in het document verschillende modules opgenomen.
Het nieuwe modelcontract bestaat uit een algemeen gedeelte en de volgende 4 modules:
Doorgifte na Schrems II
Het nieuwe modelcontract houdt rekening met de uitspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie van juli 2020 in de zaak Schrems II. Het modelcontract bevat onder meer een overzicht van de stappen die bedrijven moeten nemen om te voldoen aan de wet na de Schrems II-uitspraak.
In deze zaak verklaarde de rechter het EU-VS Privacy shield ongeldig, omdat de Amerikaanse overheid persoonsgegevens onvoldoende beschermt. Daardoor mogen bedrijven niet zomaar persoonsgegevens meer doorgeven vanuit de EU naar de VS.
Volgens het Hof kunnen modelcontracten wel een geldige grondslag bieden voor doorgifte van gegevens naar landen buiten de EU. Maar alleen als in de praktijk een gelijkwaardig beschermingsniveau kan worden gewaarborgd. Is er geen sprake van een gelijkwaardig beschermingsniveau in het land van bestemming? Dan moeten bedrijven aanvullende maatregelen nemen om daar alsnog voor te zorgen.
Aanbevelingen EDPB
De Europese privacytoezichthouders, verenigd in de European Data Protection Board (EDPB), stelt aanbevelingen op voor dit soort maatregelen. De definitieve versie van deze aanbevelingen verschijnt binnenkort.
Is een gelijkwaardig beschermingsniveau niet haalbaar? Dan moet het bedrijf afzien van doorgifte van persoonsgegevens. De AP adviseert bedrijven en andere organisaties dan om persoonsgegevens in de EU te houden.
Bedrijven moeten nu bekijken of zij in lopende contracten de oude modelcontracten gebruiken. Als dit zo is, en als de contracten een looptijd hebben van langer dan 18 maanden, moeten zij overstappen op het nieuwe modelcontract.
Standaardverwerkersovereenkomst
Samen met het nieuwe modelcontract heeft de EC een standaardverwerkersovereenkomst aangenomen. Deze overeenkomst helpt bedrijven bij het maken van AVG-proof afspraken met hun verwerkers.
Wanneer een organisatie een andere organisatie inschakelt voor het verwerken van gegevens, moeten die twee organisaties een verwerkersovereenkomst sluiten. In een verwerkersovereenkomst leggen beide partijen afspraken vast over wat de verwerker wel en niet mag doen met die persoonsgegevens.
Petra Claessen, directeur BTG/TGG: “Voor een optimale samenwerking op internationaal niveau is datauitwisseling in veel gevallen van cruciaal belang. Het nieuwe modelcontract dat door de Europese Commissie is goedgekeurd houdt rekening met het ongeldig verklaren van het EU-US Privacy Shield in juli 2020 door het Hof van Justitie van de Europese Unie. De komst van het modelcontract is hiermee een belangrijke stap, die bedrijven meer zekerheid kan geven over grensoverschrijdende dataoverdracht.”